Useimpien MS Office-ohjelmiä käyttävien ei tarvitse koskaan murehtia VBA:n käyttöä eikä heillä siihen ole syytäkään. Mutta on hyvä kuitenkin olla tietoinen, että samalla kun hankit esimerkiksi Wordin tai Excelin, tulee sen mukana myös väline nimeltä Visual Basic for Applications, lyhyesti VBA. Siis samalla hinnalla ja heti käyttövalmiina. Kyseisellä välineellä yritys voi toteuttaa monipuolisia omia ratkaisujaan halutessaan tehostaa työskentelyään jonkin Office-pakettiin kuuluvan ohjelman kanssa.
Kun kerran tutustut VBA-työkalun tarjoamiin mahdollisuuksiin, huomaat nopeasti sen tuoman hyödyn yrityksen arkirutiinien kehittämisessä nopeammiksi, sujuvammiksi ja luotettavammiksi. Tämä tuo yrityksellesi välittömästi lisää kilpailukykyä suhteessa muihin oman alasi toimijoihin.
Soita 050 337 9941 ja kerro tarpeestasi niin katsotaan yhdessä mitä mahdollisuuksia juuri omalla yritykselläsi voisi olla tehokkaampaan datan käsittelyyn.
Seuraavassa otetaan hieman lisää tuntumaa siihen miten VBA liittyy MS Officen käyttöön ja muuhun MS Office-ympäristöön.
Office-paketti sisältää yhtenä osanaan VBA-ohjelmointiympäristön johon pääsee eri sovellusten (Word, Excel, jne...) kautta.
Lyhyesti todettuna, VBA on se työkalu jonka avulla käyttäjän on mahdollista laatia omia ohjelmiaan joilla voi ohjata esim. Wordin tai Excelin toimintaa. Yleensähän käyttäjä alkaa kiinnostua VBA-ohjelmoinnista kohdatessaan jonkinlaisen tarpeen tai halun automatisoida jotain Office-ohjelmiston kanssa suorittamaansa tehtävää.
Esimerkki:
Voit VBA:n avulla laatia ohjelman joka luo, muotoilee ja tulostaa kuukausittaisen myyntiraportin. Ohjelma käynnistyy esimerkiksi painikkeesta painamalla ja sen jälkeen Excel suorittaa joukon erilaisia, ehkä hyvinkin työläitä tehtäviä, ohjelman antamien komentojen mukaisesti. Lopuksi tulostuu viimeistelty ja siisti raportti vaikka pdf-muodossa tutkittavaksi ja lähetettäväksi eteenpäin.
Aineistossa olevan tiedon editoiminen
Toisinaan huomataan, että jossain laajassa dokumentissa on jokin usein toistuva sana tai lause tai luku väärin. Tällöin voidaan tehdä VBA-ohjelma, joka korjaa kaikki esiintymät samalla kertaa halutuiksi ja halutulla muotoilulla.
Säännöllisesti toistuvan tehtävän automatisointi
Erilaiset "tarjouslaskurit" esimerkiksi ovat tyypillisiä työkaluja joilla voidaan nopeuttaa ja helpottaa jatkuvasti toistuvien rutiinien suorittamista. Tällöin tehdään ensin asiakkaaseen liittyvät valinnat ja sen jälkeen yhtä painiketta klikkaamalla saadaan tulokseksi valmis tarjous nopeasti ja virheettömästi.
Juuri omaan tarpeeseen räätälöity dialogilomake
Word-asiakirjan tai Excel-työkirjan käyttöä voidaan usein helpottaa huomattavasti omia räätälöityjä käyttäjälomakkeita hyödyntämällä.
Moneen kertaan toistuvan operaation automatisointi
Jos huomataan, että vaikka 120 eri Word-asiakirjaan tarvitsisi tehdä sama muutos jokaiseen, voidaan kirjoittaa ohjelma joka tekee muutoksen kaikkiin työkirjoihin samalla kertaa.
Excel-tiedostojen muokkaaminen
Toisinaan Excel-tiedostoissa säilytetty tieto halutaan "asetella eri tavalla" (esimerkiksi tiedot halutaan syöttää tietokantaan ja siksi ne on ensin valmisteltava sitä varten). Tällainen muokkausoperaatio kannattaa usein tehdä niin, että VBA-koodin avulla muodostetaan tiedostoista ensin uudet muokatut versiot. Niistä tieto on sitten helpommin käsiteltävissä edelleen (esimerkiksi luettavissa sujuvasti tietokantaan).
Räätälöidyn komennon luonti
Kun huomataan, että tehdään toistuvasti sama sarja komentoja, voidaan luoda ohjelmakoodi, joka käynnistyy yhdellä komennolla ja suorittaa halutut komennot halutussa järjestyksessä.
Räätälöidyn työkalupalkin painikkeen luominen
Työkalupalkkeja voidaan räätälöidä omilla painikkeilla, jotka suorittavat itse tehdyn ohjelmakoodin.
Räätälöidyn valikkokomennon luominen
Myös valikkoja voidaan räätälöidä ja käynnistää sitä kautta omia VBA-ohjelmia.
Yksinkertaistetun käyttöliittymän luonti
VBA:n avulla voidaan tehdä kokemattomille käyttäjille helpommaksi ja turvallisemmaksi suorittaa tarpeellisia toimia.
Uusien työkirja-funktioiden luonti
Vaikka Excelissä onkin lukuisa määrä valmiita funktioita, voidaan laatia myös omia työkirja-funktioita, joiden avulla esimerkiksi kaavojen käyttöä saadaan yksinkertaistettua. Myös Lisää Funktio -dialogi (Insert Function) pystyy näyttämään räätälöidyt funktiot kuten Excelin valmiit funktiotkin.
Tietojen tuominen Office-sovellukseen / vieminen Office-sovelluksesta
VBA:n avulla voidaan esimerkiksi tuoda tietoja Word-asiakirjaan tai Excel-työkirjaan käsiteltäviksi erityyppisistä tiedostoista, tietokannoista, muista Excel -työkirjoista kuten myös mistä tahansa sovelluksesta, joka tarjoaa yhteyden tietojen välittämiseksi.
Kokonaisen sovelluksen luominen
VBA:n avulla voidaan laatia laajamittainen sovellus omine dialogilomakkeineen, help-järjestelmineen ja muine varusteineen.
Office-ohjelmien 'Automaatio' -ominaisuuden hyödyntäminen
Samassa ohjelmassa voidaan käyttää useampaa Office -sovellusta.
Esimerkiksi, ohjelmakoodin toimesta voidaan luoda Excel-taulukosta kaavio, joka sitten tulostetaan Word-raportin osana. Ja käyttäjän ei välttämättä tarvitse edes koskaan nähdä, että kyseisiä ohjelmia käytettiin koodin ajossa jossain vaihessa hyväksi.
VBA:n käyttö itsenäisenä ohjelmointiympäristönä
Esimerkiksi tiedostoja voidaan lukea, editoida ja tallentaa ilman, että mitään varsinaisista sovellusohjelmista (Word, Excel, jne..) koskaan hyödynnetään.
Erilaisten matemaattisten mallien ja niiden ratkaisualgoritmien hyödyntäminen Excel-projekteissa
VBA on ns. korkean tason yleiskäyttöinen ohjelmointikieli joten sillä voidaan ohjelmoida ratkaisualgoritmeja tietokoneella suoritettavaksi.
Räätälöityjen add-in -komponenttien laatiminen
Omien ns. add-in -osien luominen on myös mahdollista VBA:n avulla
"Käsin tehden" mahdottomien asioiden toteuttaminen
Edellä on käsitelty lähinnä sellaisten asioiden automatisointia, joita jo muutenkin käyttäjät tekevät koneellaan. Mutta VBA:n käyttöalue ulottuu vielä laajemmalle. Kun esimerkiksi käsitellään suuria tietomääriä, esimerkiksi tiedostoja, joissa on miljoonia rivejä, voidaan VBA:n avulla toteuttaa tehtäviä, jotka eivät olisi "käsin tehden" käytännössä edes mahdollisia.
Voit siis käytännössä automatisoida lähes tulkoon kaikkea mitä Office-sovellusohjelmien kanssa teetkin. Ensin laaditaan vain tarvittavat komennot ja sen jälkeen Office-järjestelmä toimii nöyrästi niiden mukaan.
Tehtävien automatisointi VBA:n avulla antaa vielä seuraavia lisäetuja:
Kun tutustut VBA-kieleen, huomaat nopeasti miten paljon sillä voit tehostaa päivittäisiä arkirutiinejasi. Kerro tarpeestasi ja pyydä lisätietoja.
Ja Sokerina Pohjalla:
Kun sovit yhteistyöstä kanssani, voit keskittää aikasi tarkasti vain niihin asioihin, joista oikeasti on hyötyä omalle liiketoiminnallesi. Mitään ylimääräistä sinun ei tarvitse opetella.